Werkbon app voor installateurs: handig via WhatsApp

Je stapt in je bus na een lange werkdag. Je hebt net een cv-ketel vervangen of een storing opgelost. Je handen zijn nog stoffig en je wilt eigenlijk maar één ding: naar huis. Maar er ligt nog een klusje te wachten. De werkbon moet nog worden ingevuld. Welke materialen heb je gebruikt? Hoeveel uren heb je gemaakt? Wat waren de bijzonderheden?

Veel installateurs worstelen met deze administratie aan het einde van de dag. Papieren bonnen raken kwijt, verfrommelen in het dashboardkastje of zijn na een week niet meer te lezen. Een handige oplossing lijkt een werkbon app. Toch blijkt zo'n app in de praktijk vaak anders uit te pakken dan je hoopt.

Waarom een aparte werkbon app vaak blijft liggen

Als je zoekt naar een werkbon app voor installateurs, vind je tientallen programma's. Ze beloven allemaal dat het heel simpel is. Maar als je zo'n app installeert, merk je al snel hoeveel werk het is. Je moet weer een nieuw account aanmaken. Je moet inloggen op een scherm met twintig verschillende knoppen en menu's. En als je een kwartier bezig bent om een paar koppelingen en een uurtarief in te stellen, ben je er alweer klaar mee.

Je bent tenslotte vakman geworden om met je handen te werken, niet om urenlang software te leren. Uit onderzoek blijkt dat 71,6% van de kleine bedrijven een gebrek aan ervaring als drempel voor AI en nieuwe technologie noemt. Dat is heel begrijpelijk. Niemand heeft zin om 's avonds op de bank handleidingen door te nemen voor een ingewikkeld systeem.

Daarom laten veel ondernemers die apps na een paar weken links liggen. De papieren kladjes komen weer terug op het dashboard. Met als gevolg dat facturen te laat de deur uitgaan of dat gebruikte materialen worden vergeten.

Geen app downloaden, gewoon WhatsApp gebruiken

Wat als je helemaal geen nieuwe werkbon app hoeft te downloaden? Je gebruikt elke dag al WhatsApp om even snel een bericht te sturen naar je partner, je collega's of een leverancier. Je weet precies hoe het werkt en je hebt het altijd bij de hand in je broekzak.

Dat is precies het idee achter Daan. Daan is een AI-kantoorkracht die gewoon binnen WhatsApp voor jou klaarstaat. Je hoeft niets nieuws te installeren en geen ingewikkelde schermen te begrijpen. Je stuurt gewoon een berichtje in je eigen woorden. Zo kun je meteen na de klus even snel doorgeven wat je hebt gedaan.

Wil je weten hoe dat er in de praktijk uitziet? Lees dan onze gids over WhatsApp voor installateurs. Daarin zie je hoe makkelijk communicatie via dit kanaal verloopt.

Hoe werkt een werkbon via Daan?

Het proces is heel eenvoudig. Je zit in de bus bij de klant voor de deur. Je opent WhatsApp en opent het gesprek met Daan. Je typt een kort berichtje, zoals:

"Klus afgerond bij Jansen aan de Kerkstraat. Twee uur gewerkt, één expansievat en twee knelkoppelingen gebruikt. Ketel ontlucht en getest."

Je mag het natuurlijk ook anders formuleren. Je hoeft geen vaste codes te gebruiken. Daan begrijpt wat je bedoelt en zet alle gegevens direct netjes op een rij. Daan pakt je uurtarief erbij, zoekt de juiste materialen op en maakt er een overzichtelijke werkbon of conceptfactuur van.

Benieuwd naar wat er nog meer kan naast het verwerken van deze gegevens? Bekijk dan het complete overzicht van wat Daan allemaal doet voor je bedrijf.

Jij houdt altijd zelf de knop in handen

Een veelgehoorde vraag van installateurs is of zo'n systeem niet zomaar dingen naar klanten stuurt. Het antwoord is heel duidelijk: nee. Daan verstuurt nooit iets zonder jouw akkoord. Jij houdt altijd de knop in handen.

Nadat je de gegevens via WhatsApp hebt gestuurd, maakt Daan een net concept voor je klaar. Je krijgt een voorbeeld te zien. Klopt er iets niet? Dan pas je het gewoon aan door een berichtje terug te sturen. Pas wanneer jij op akkoord drukt, wordt het document klaargezet of verzonden. Zo houd je altijd de volledige controle over je eigen administratie en je prijzen.

Mark van Eijba Installatietechniek gebruikt Daan bijvoorbeeld om na een klus direct overzicht te houden, zonder dat hij 's avonds nog achter de computer hoeft te kruipen.

Van aanvraag tot werkbon en factuur

Een werkbon staat natuurlijk niet op zichzelf. Vaak begint een klus al veel eerder, bij een vraag op je website of via een berichtje. Daan helpt je ook in die eerdere stappen. Zo kun je via een widget op je website vragen van nieuwe klanten opvangen. De naam van die widget op je site kies je helemaal zelf.

Krijg je veel specifieke vragen over installaties? Lees dan hoe handig dit werkt voor klantcontact voor warmtepomp- en zonnepaneelinstallateurs. Daan kan de eerste gegevens van de klant netjes verzamelen, zoals het type installatie of foto's van de situatie.

Vervolgens kan Daan een voorstel maken met handige offerte-software. Als de klant akkoord geeft en de klus is gedaan, maak je van diezelfde gegevens met één berichtje weer een werkbon en een factuur. Alles sluit op elkaar aan, zonder dat je gegevens drie keer hoeft over te typen.

Veelgestelde vragen over deze manier van werken

Misschien twijfel je of dit wel bij jouw manier van werken past. Dat is logisch als je nog weinig ervaring hebt met digitale hulpmiddelen. Je hoeft je echter geen zorgen te maken over moeilijke instellingen. Omdat alles via WhatsApp loopt, voelt het direct vertrouwd.

Wil je weten hoe het zit met de koppeling aan je huidige werkwijze of hoe veilig je gegevens worden bewaard? Bekijk dan de veelgestelde vragen over Daan. Daar vind je rustige uitleg over alle praktische zaken.

Nooit meer zoeken naar kwijtgeraakte briefjes

Het doel van een goede werkbon app is rust in je hoofd. Aan het einde van de dag wil je de deur van je bus dichttrekken en weten dat alles geregeld is. Geen stapels papierwerk in het weekend, geen vergeten materialen en geen uren die je niet kunt factureren.

Door WhatsApp te gebruiken als je werkbon-systeem, maak je het jezelf zo makkelijk mogelijk. Je stuurt een paar regels tekst, controleert het concept en klaar ben je.

Wil je met eigen ogen zien hoe simpel dit werkt voor jouw installatiebedrijf? Vraag een demo aan en ontdek hoe Daan je administratie via WhatsApp een stuk makkelijker maakt.